Facilement gérer les consentements, droits d'accès, suppression des données personnelles, et rapports de conformité. TEST GRATUIT - SUPPORT FR
Qu’est-ce que le RGPD ?
RGPD signifie: « règlement européen sur la protection des données ». Vous avez sans doute croisé le terme GDPR, qui est l'abréviation anglaise.
Ce règlement instaure une nouvelle série d’obligation et de sécurisation en matière de traitement des données personnelles. Actif depuis mai 2018, elle est obligatoire pour toute entreprise dialoguant avec des citoyens de l’Union Européenne et son non-respect sera passible d’une sanction financière allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.
Simple CRM est équipé d’un module logiciel RGPD. La conformité au règlement général de la protection des données, via ce logiciel compatible RGPD, passera par six grandes étapes de travail, gérés via le module Simple RGPD.
Pour plus d’information, visitez le site internet: RGPD 2018.
La conformité au RGPD : quelles sont les étapes ?
La conformité au RGPD passe par 6 phases :
- La nomination au sein de votre entreprise d’un responsable RGPD
- Une phase d’audit de l’existant afin de répertorier vos sources de données
- Une phase d’audit de votre stockage de données et des raisons de ce stockage
- Un audit de votre sécurité
- La correction des éléments suite à ces audits
- L’implémentation des données dans un système centralisé (dans votre cas Simple CRM) permettant la traçabilité de toutes les modifications et la restitution des données aux citoyens demandeurs de cette restitution (ainsi que l’effacement si nécessaire)
Comment faire un rapport de RGPD ?
La rédaction d’un rapport RGPD peut-être fastidieux, surtout si c’est votre première fois. Ce document très long, prends en compte de nombreux aspects qu’il n’est pas toujours aisé de mémoriser. De plus, cela vous prend un temps monstre pour le rédiger manuellement. Il est aussi fréquent de se baser sur un modèle existant pour concevoir pour soi. Le problème avec ce genre de pratique réside dans le fait que les entreprises ne se ressemblent pas et que les réalités ne sont pas les mêmes.
Pour toutes ces raisons, nous vous proposons chez Simple CRM un module qui permet de générer automatiquement votre rapport RGPD en cas de contrôle (ou non). Cela s’effectue en quelques clics. En effet, vous n’avez qu’à répondre à des questions pour que le CRM RGPD vous imprime votre rapport.
Le module RGPD vous permettra aussi de réaliser les audits de base, ainsi que le pilotage des données dans le temps. En cas de contrôle RGPD, vous pouvez remettre un rapport déjà imprimé au contrôleur ou en imprimé un autre sur le champ et sans effort grâce au module RGPD de Simple CRM.
🎤 L’avis des experts
L’avis de Beauvois Martin
Les données personnelles doivent être traitées en toute légalité et transparence vis-à-vis des individus qu’elles concernent. Les données collectées ne doivent être utilisées que dans le cadre de la réalisation d’un objectif qui a été fixé à la base. Seules les données strictement indispensables à la réalisation de cet objectif peuvent être collectées et elles ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaires à sa réalisation. Les données à caractère personnel doivent être traitées de manière sécurisées et tout doit être mis en œuvre pour empêcher une perte ou un usage abusif (Menon, 2019). Le RGPD confère aux citoyens européens des droits sur leurs données à caractère personnel définies comme étant : « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. » (RGPD)
du podcast des experts
L’avis de la CNIL
Offrir à vos clients la maîtrise de leurs données personnelles constitue un gage de qualité et de confiance envers votre marque, notamment s’ils comprennent que vous respectez leurs choix et ne les sollicitez que lorsqu’ils le désirent... En fonction des modalités de prospection (email, téléphone, sms, partenaires), les règles de recueil du consentement ne sont pas toujours les mêmes. Prévoyez une fonctionnalité dédiée et ergonomique pour que vos clients puissent facilement exprimer leurs préférences de communication… Pensez également à informer vos clients des moyens existants de s’opposer à des sollicitations commerciales (Bloctel, signalspam, etc.)... Insérez une rubrique « Protection des données », accessible et compréhensible par tous, dans vos conditions générales de vente. Prévoyez une mention d’information sur chaque formulaire de collecte (exemple : sur le bulletin de demande de carte de fidélité posé sur le comptoir du magasin). N’oubliez pas de leur fournir un moyen, simple et rapide, de vous contacter pour l’exercice de leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement. Si vous souhaitez louer ou partager leurs coordonnées avec des partenaires commerciaux, n’oubliez pas de demander à vos clients leurs préférences. Si cela concerne leurs coordonnées électroniques, vous devrez recueillir leur consentement, dont vous devrez garder la preuve.
Simple CRM, un logiciel CRM équipé d’un module RGPD
- La conformité au RGPD passe par 6 phases:
- La nomination au sein de votre entreprise d’un responsable RGPD
- Une phase d’audit de l’existant afin de répertorier vos sources de données
- Une phase d’audit de votre stockage de données et des raisons de ce stockage
- Un audit de votre sécurité
- La correction des éléments suite à ces audits
- L’implémentation des données dans un système centralisé (dans votre cas Simple CRM) permettant la traçabilité de toutes les modifications et la restitution des données aux citoyens demandeurs de cette restitution (ainsi que l’effacement si nécessaire)
Simple CRM RGPD : Y a-t-il des précautions à prendre ?
Attention toutefois à être bien attentif aux conseils fournis par le module RGPD de Simple CRM. En effet, ce module n’est pas une solution magique ; il ne peut pas tout faire pour vous. Par exemple, si dans votre formulaire de contact, vous avez coché par défaut la case qui autorise la transmission des informations à des partenaires commerciaux, il s’agit d’un viol des normes du RGPD. Il s’agira donc d’être attentif aux pistes de travail fournies, voire pour certaines entreprises, de devoir se faire accompagner d’un expert juridique spécialisé dans cette thématique. Simple CRM propose en option des forfaits d’accompagnement par des spécialistes RGPD.
Par ailleurs, veuillez noter que le module RGPD est intégré de base dans Simple CRM et n’implique aucuns frais supplémentaires.
Conformité au RGPD : est-ce obligatoire ?
Tant que vous vous trouvez dans l’Union Européenne ou que vous y opérez, vous avez l’obligation de vous conformer au RGPD. Lorsque vous détenez des informations d’utilisateurs européens, que vous soyez indépendant ou à la tête d’une entreprise de plusieurs employés, le RGPD vous concerne.
En cas de violation aux règles, cette loi prévoit des amendes administratives allant jusqu’à 20 000 000 EUR ou bien jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent (pour une entreprise), le montant le plus élevé étant retenu.
L'importance cruciale de l'utilisation d'un logiciel CRM RGPD
Avec la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par l'Union européenne et des réglementations similaires dans d'autres régions du monde, il est devenu impératif pour les entreprises de gérer de manière responsable et sécurisée les données personnelles de leurs clients et prospects. C'est là qu'un logiciel CRM RGPD entre en jeu.
- Protection des données personnelles : Un logiciel CRM RGPD assure la protection des données personnelles collectées, stockées et traitées par une entreprise dans le cadre de ses activités commerciales. Les informations telles que les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail et autres données sensibles des clients et des prospects sont gérées de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
- Gestion de la relation client : L'un des objectifs principaux d'un logiciel CRM RGPD est de faciliter la gestion de la relation client tout en respectant les droits et préférences des individus. En centralisant les données client et en offrant des fonctionnalités avancées de segmentation et de suivi, le logiciel permet à l'équipe commerciale de mieux comprendre les besoins et les attentes des clients, favorisant ainsi une interaction plus efficace et personnalisée.
- Consentement et respect des droits : Un aspect fondamental du RGPD est le consentement des individus pour le traitement de leurs données personnelles. Un logiciel CRM RGPD intègre des fonctionnalités pour gérer efficacement le consentement des utilisateurs et respecter leurs droits, tels que le droit d'accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données.
- Conformité légale : Les entreprises ont l'obligation légale de respecter les réglementations en matière de protection des données, sous peine de lourdes sanctions financières et de dommages à leur réputation. Un logiciel CRM RGPD aide les entreprises à respecter ces obligations en mettant en place les mesures et les processus nécessaires pour garantir la conformité aux lois et réglementations en vigueur, y compris la CNIL en France.
- Sécurité des données : La sécurité des données est un aspect critique de tout processus de gestion des données. Un logiciel CRM RGPD offre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les fuites et les violations de sécurité. Ces mesures comprennent le chiffrement des données, la gestion des accès et des autorisations, ainsi que la surveillance continue des activités de traitement.
- Gestion efficace des processus : En intégrant les processus de collecte, de stockage, de traitement et de suppression des données personnelles dans un seul outil, un logiciel CRM RGPD permet aux entreprises de gérer plus efficacement l'ensemble du cycle de vie des données client. Cela se traduit par une meilleure organisation des informations, une réduction des erreurs et une optimisation des processus commerciaux.
En conclusion, l'utilisation d'un logiciel CRM RGPD est une étape essentielle pour les entreprises qui cherchent à gérer de manière responsable les données personnelles de leurs clients et prospects, tout en se conformant aux réglementations en vigueur. En mettant en place les bonnes pratiques et les outils adéquats, les entreprises peuvent non seulement renforcer la confiance de leurs clients, mais aussi éviter les risques juridiques et les conséquences néfastes pour leur réputation.
FAQ
Comment choisir le bon logiciel CRM RGPD pour mon entreprise ?
Pour choisir le bon logiciel CRM RGPD, il est essentiel d'évaluer les fonctionnalités de conformité au RGPD, la facilité d'utilisation, la sécurité des données, la capacité de personnalisation, l'évolutivité et le support client proposé par les différents fournisseurs de logiciels. Assurez-vous que l'outil permette le traitement des données personnelles dans le respect des obligations légales en matière de protection des données, tout en offrant des fonctionnalités adaptées à vos besoins spécifiques en termes de gestion de contacts, de prospection commerciale et de marketing.
Est-ce que l'utilisation d'un logiciel CRM RGPD réduit les risques de violation des données ?
Oui, l'utilisation d'un logiciel CRM RGPD aide à réduire les risques de violation des données en assurant une gestion et un traitement appropriés des données personnelles conformément aux exigences du RGPD. Cela inclut la mise en place de mesures de sécurité robustes et le respect des principes de protection des données. En choisissant un logiciel CRM RGPD, vous mettez en place un outil qui facilite la mise en conformité avec les obligations légales en matière de traitement des données personnelles, de leur collecte à leur conservation, dans le cadre de vos activités de vente, de marketing et de gestion des contacts.
En savoir plus côté pratique:
- Que dois-je préparer pour ma formation RGPD ?
- Comment nommer un responsable RGPD qui aura accès au module RGPD ?
- Comment réaliser un export RGPD, lorsqu'un contact demande à avoir une copie des données que nous stockons sur lui ? Et comment faire pour une suppression RGPD des données ?
- Comment ajouter une case à cocher "RGPD" dans mon formulaire de newsletter Simple Mass Mailing ?